Fotoaufträge in Kindergärten – Die richtige Kommunikation mit Kita und Eltern

Blog  »  Marketing & Business, 2017-10-18, Anita Lingott

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Kitaauftrag. Wir wollen Ihnen daher helfen, Ihre Kommunikationsstrategie zu optimieren.

Dabei geht es nicht nur um die Kommunikation mit den Eltern, die die Fotos am Ende kaufen sollen. Da der Kontakt oft nur mittelbar über die Kita zustande kommt, ist der richtige Umgang auch hier von herausragender Bedeutung. Allgemein lässt sich festhalten: Je mehr Sie die Kita überzeugen, desto einfacher ist es.

Mit fotograf.de steht Ihnen außerdem eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung, die Eltern gezielt und automatisiert per E-Mail und SMS auf dem Laufenden zu halten. Unten zeigen wir Ihnen, wie das im Detail funktioniert.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Kommunikation mit der Kita: Die Erzieher sind Ihr direkter Draht zu den Eltern. Überzeugen Sie sie daher von den Vorteilen des Onlineshops und unterstreichen Sie die Bedeutung der Zugangskarten.
  • Kommunikation mit den Eltern: Die Eltern müssen unbedingt wissen, wie und wann die Fotos online bestellt werden können. Hängen Sie daher Flyer und/oder Poster aus und versenden Sie automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail und SMS.
  • Elterndaten sammeln: E-Mails und SMS sind nur dann sinnvoll, wenn Sie über genügend Kontaktdaten von Eltern verfügen. Nutzen Sie daher eventuell bestehende Listen der Einrichtung oder sammeln Sie die Daten vor Ort und über Registrierungsformulare.
  • Daten einpflegen: Indem Sie die offline gesammelten Kontaktdaten mit den Zugangscodes verknüpfen, können Sie die Eltern gezielt benachrichtigen. Laden Sie hierfür entweder vor dem Fototag eine Namensliste hoch oder tragen Sie die Daten manuell nach.

Downloadpaket kostenlos herunterladen

Folgende Vorlagen haben wir für Sie neu erstellt und in einem kostenlosen Downloadpaket zusammengefasst:

  • NEU: Poster – Der Fotograf kommt in den Kindergarten! (PNG & PSD)
  • NEU: Poster – Die Fotos stehen bereit (PNG & PSD)
  • E-Mail-Vorlage für Kita-Newsletter an Eltern

1. Eltern vorab informieren

Man könnte meinen, gute Kommunikation sei auf die Übermittlung der Zugangsdaten beschränkt. Für einen erfolgreichen Fototag im Kindergarten ist die richtige Kommunikation mit Kitas und Eltern der Schlüssel zum Erfolg. 

Kommunikation mit der Kita 

  • Holen Sie die Kita voll an Bord und erklären Sie den ErzieherInnen den Ablauf des Fototags sowie den Bestellprozess, denn häufig sind Sie der erste Ansprechpartner für Rückfragen der Eltern. Verhindern Sie somit Unsicherheit der Eltern beim Bestellprozess.
  • Wenn die Kita an Bord ist, passen die Umsätze. Die „richtige“ Übergabe der Zugangskarten macht den Unterschied, denn je positiver die ErzieherInnen die Zugangskarten übergeben, desto höher der Umsatz. Sprechen Sie die ErzieherInnen noch einmal auf die vielen Vorteile des Onlineverkaufs an und bringen Sie diese auf Ihre Seite, z.B. so „Wir würden den Eltern auch gerne im nächsten Jahr wieder den Onlineverkauf anbieten. Das ist viel moderner und Sie haben keinen Arbeit mit den Mappen.“ Bitten Sie die ErzieherInnen ebenfalls um Unterstützung wenn es darum geht, die Eltern zu überzeugen, z.B. so „Damit wir das wieder machen können, würde ich mich freuen, wenn Sie den Eltern sagen, dass es eine größere Auswahl an Motiven gibt: 8–12 Fotos und Produkte, die die Eltern wirklich möchten.“

Newsletter über den Kitaverteiler

Viele Kitas verfügen über einen E-Mail- oder WhatsApp-Verteiler. Bitten Sie die Kitaleitung, auch diesen Kanal zur Information der Eltern zu nutzen. Am besten stellen Sie direkt einen kurzen Text zur Verfügung, in dem Sie den Fototermin nennen, den Ablauf des Fototags beschreiben, Hinweise zur Kleidung geben und auf die Bedeutung der Zugangskarten eingehen.

Tipp:Verwenden Sie unsere E-Mail-Vorlage. Diese ist gratis in unserem neuen Kommunikationspaket erhältlich. Jetzt downloaden.

Plakate oder Flyer aushängen

Aushänge sind eine ideale Möglichkeit, alle Beteiligten vor Ort über den Ablauf zu informieren. Wir empfehlen zwei verschiedene DIN-A4/A3-Poster, die Sie am „Schwarzen Brett“ und im Türbereich in der Kita anbringen können (sprechen Sie dies auf jeden Fall mit der Einrichtung ab):

  1. Ablauf Bestellprozess (ca. 1–2 Wochen vor Fototermin): Informieren Sie die Eltern über die Bedeutung von Zugangskarten und wie die Fotos online bestellt werden können.
  2. Fotos sind verfügbar (nach Auftragsaktivierung): Teilen Sie den Eltern mit, dass Sie den Auftrag auf „Verkaufen“ gesetzt haben und die Fotos bestellt werden können.

Tipp:Verwenden Sie unsere neuen, personalisierbaren PSD-Poster-Vorlagen. Jetzt downloaden. 

2. Eltern über den Zugang informieren

Mit fotograf.de haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten, die Eltern über den kennwortgeschützten Zugang zu informieren.

Zugangskarten

Die Zugangskarte mit QR-Code hilft Ihnen nicht nur dabei, auf Knopfdruck passwortgeschützte Zugänge für die Eltern zu erstellen (alles zum Thema QR-Tagging finden Sie in unserem Blogartikel). Da sie bereits alle Zugangs- und Gutschein-Informationen enthält, können die Eltern damit bereits am Fototag informiert werden.

Wichtig: 

  • Erzieher einbeziehen:Noch einmal – die ErzieherInnen sind Ihr direkter Draht zu den Eltern. Bringen Sie sie daher unbedingt auf Ihre Seite und erklären Sie ihnen den Ablauf und die Vorteile des Onlineverkaufs. Vergessen Sie dabei nicht, ausdrücklich auf die Bedeutung der Zugangskarten hinzuweisen.
  • Registrierungsformular:Natürlich werden Sie es selten schaffen, die Fotos am Fototag hochzuladen. Solange die Fotos noch nicht verfügbar sind, sehen die Eltern daher ein Anmeldeformular, in dem sie ihre Kontaktdaten hinterlassen können (Einrichtung siehe unten). Die Daten werden automatisch mit dem Kennwort verknüpft und Sie können später Verkaufserinnerungen per E-mail versenden.

E-Mail & SMS

Eine der Schlüsselfunktionen bei fotograf.de sind die eventbasierten E-Mail und SMS-Benachrichtigungen, die Sie automatisiert an Ihre Kunden versenden können. Diese enthalten neben einem Link zum Shop auch einige Vorschaubilder vom Fototag. Verwenden Sie entweder eines unser Beispiel-Kommunikationsprofile oder erstellen Sie Ihre eigene Vorlage.

Tipp: Um SMS zu versenden, benötigen Sie einen Clickatell-Account. Alles zur Einrichtung finden Sie hier.

Kontaktabzüge

Besonders wenn die Login-Rate nach der ersten Verkaufswoche zu niedrig ist (mehr als 50% sollten es schon sein), lohnt sich das Erstellen von sogenannten “Kontaktabzügen”. Da Kontaktabzüge neben sämtlichen Zugangsinformationen kleine Vorschaubilder vom Fototag enthalten (natürlich mit Wasserzeichen, siehe Foto), können Sie Eltern den letzten Anstoß zum Einloggen geben.

So erstellen Sie Kontaktabzüge:

  1. Gehen Sie in ihrem Fotoauftrag auf den Reiter “Verkaufsförderung”
  2. Klicken Sie auf “Kontaktabzüge erstellen”
  3. Wählen Sie zwischen DIN A4 und 13×18
  4. Klicken Sie auf “Generieren”

Anschließend drucken Sie das PDF und senden die Kontaktabzüge entweder per Post an die Kita oder bringen sie direkt persönlich vorbei.

3. Daten sammeln

Hocheffektive Marketingmaßnahmen wie automatisierter E-Mail- und SMS-Versand funktionieren nur, wenn Sie möglichst viele Daten von Eltern gesammelt haben. Daher versuchen wir kontinuierlich, Sie besser dabei zu unterstützen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Daten von der Kita bekommen

Fragen Sie die Kita noch vor dem Fotoshooting nach einer Liste aller Kinder inklusive E-Mail-Adressen der Eltern. Diese Daten können Sie nämlich bereits vor dem Fototag mit den Zugangscodes verknüpfen (siehe unten) und die Eltern so später einfacher informieren.

Im Vergleich zu Schulen verfügen zwar nur wenige Kitas über solche Listen. Sollten Sie die Daten aber bekommen, haben Sie einen enormen Umsatzvorteil.

Tipp: Neben den E-Mail-Adressen sollten Sie auf jeden Fall auch nach den Mobilfunknummern fragen. SMS haben nicht nur sehr gute Öffnungs- und Bestellraten, oft sind Kitas und Eltern sogar eher bereit, Ihnen diese Daten zur Verfügung zu stellen.

Wichtig:

  • Gut begründen: Daten sind ein hochsensibles Thema. Machen Sie daher allen Beteiligten klar, dass Sie die Daten ausschließlich für Informationen rund um den Fotoauftrag verwenden werden.  

Liste aushängen

Hängen Sie spätestens eine Woche vor dem Fototag Listen aus, in die sich die Eltern mit ihren E-Mail-Adressen und Mobilfunknummern eintragen können (eine Vorlage finden Sie hier). Vergessen Sie nicht, auch nach dem Namen des Kindes und der Gruppe zu fragen. So können Sie die Daten später mit den Fotos verknüpfen und die Eltern gezielt informieren (siehe unten).

Tipp: Sollten Sie ein Familienshooting am Nachmittag anbieten, so werden Sie vermutlich eine Liste zur Anmeldung verwenden. Verknüpfen Sie unbedingt auch diese Daten mit den Kennwörtern.

Registrierungsformular

Mit fotograf.de haben Sie die Möglichkeit, Eltern nach dem Einloggen ein Anmeldeformular anzuzeigen, in das diese sich mit Namen, E-Mail-Adresse und Handynummer eintragen können. Da das Kennwort bereits eingegeben worden ist, sind die Daten direkt mit den richtigen Fotos verknüpft.

Stellen Sie sicher, dass das Registrierungsformular aktiviert ist:

  1. Gehen Sie in Ihrem Auftrag auf “Aktionen” > “Erweiterte Auftrags-Einstellungen”
  2. Scrollen Sie nach unten zu dem Punkt “Registrierung”
  3. Gehen Sie sicher, dass mindestens “Optional” ausgewählt ist

Tipp: Das Registrierungsformular ist für Kita-Aufträge standardmäßig als “Optional” eingerichtet. Eventuell vorgenommene Änderungen werden jedoch aus dem vorherigen Auftrag übernommen.

4. Daten pflegen

Haben Sie eine Namensliste von der Kita erhalten oder die Daten offline gesammelt, so haben Sie zwei Möglichkeiten: a) Sie können die Daten entweder gesammelt vor dem Fotoshooting hochladen und Zugangskarten erstellen oder b) die Daten nach dem Fotoshooting für jeden Zugangscode manuell nachtragen.

Namensliste vorabhochladen

Das Hochladen der Namensliste ist der Königsweg zum Verknüpfen von Zugangscodes und Elterndaten. Schließlich verfügen Sie damit von Anfang an über einen lückenlosen Datensatz, den Sie mit sämtlichen automatisierten E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen bespielen können. 

So laden Sie eine Namensliste hoch:

  1. Laden Sie sich die fotograf.de CSV-Vorlage herunter (siehe Infobox zum Thema Arbeiten mit CSV-Dateien)
  2. Übertragen Sie die sämtliche Daten in die Vorlage. Bitte beachten Sie, dass diese Vorlage nicht bearbeitet werden darf (Spalten umbenennen, löschen, etc.).
  3. Wählen Sie in Ihrem Auftrag im Reiter “Einstellungen” > “QR-Tagging – mit Namensliste” aus
  4. Laden Sie Ihre CSV-Datei über den Button “CSV Datei hochladen” hoch
  5. Drucken Sie die Zugangskarten (inkl. Gruppe und Namen des Kindes)
  6. Achten Sie darauf, vor Ort das richtige Kind zu fotografieren

Arbeiten mit CSV-Dateien:

“CSV” bezeichnet ein Dateiformat, mit dem Tabellen und Listen unterschiedlicher Länge gespeichert und ausgetauscht werden können. CSV-Dateien können mit jedem Texteditor oder speziellen Programmen wie Microsoft Excel bearbeitet werden.

Halten Sie sich beim Umgang mit CSV-Dateien immer an folgende Regeln:

  1. Wenn Sie die CSV-Datei später in einem Programm importieren möchten, speichern Sie die Daten zuvor immer im richtigen Format (z.B. Datum: JJJJ-MM-TT). Orientieren Sie sich hierfür an etwaigen Vorgaben oder verwenden Sie direkt eine Vorlage.
  2. Sollten Sie eine Vorlage erhalten haben, verändern Sie nie die erste Zeile. Sie enthält Spalten-Überschriften, die für den späteren Import von hoher Bedeutung sind.

Daten manuell nachtragen

Sollten Sie die Elterndaten vor Ort in Form von Listen gesammelt haben, so können Sie sie anschließend manuell mit den aktivierten Zugangscodes verknüpfen:

  1. Gehen Sie in die Fotoverwaltung des Auftrags
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zugangscodes bereits aktiviert haben
  3. Gehen Sie zum entsprechenden Zugangscode und klicken Sie auf “Zugangscode Aktionen”
  4. Klicken Sie auf “Potenziellen Käufer hinzufügen”
  5. Geben Sie die Informationen ein

Download-Paket kostenlos herunterladen

Folgende Vorlagen haben wir für Sie neuerstellt und in einem kostenlosen Download-Paket zusammgengefasst:

  • NEU: Poster – Der Fotograf kommt in den Kindergarten! (PNG & PSD)
  • NEU: Poster – Die Fotos stehen bereit (PNG & PSD)
  • E-Mail Vorlage für Kita-Newsletter an Eltern

Anita Lingott