Fototag im Kindergarten – Die richtige Kommunikation mit Kita und Eltern

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Fototag in der Kita. Dabei geht es nicht nur um die Kommunikation mit den Eltern, die die Fotos am Ende kaufen sollen.

Da der Kontakt oft nur mittelbar über die Kita zustande kommt, ist der richtige Umgang mit Erziehern und Kitaverwaltung auch von großer Bedeutung. Nur wenn alle Zahnräder ineinandergreifen, läuft das Uhrwerk, wie es soll. Investiere deshalb etwas Zeit in den Feinschliff deiner Kommunikationsstrategie.

Vorbereitung und Information

Ein erfolgreicher Fototag will gut vorbereitet werden. In diesem Fall heißt das: Sowohl Erzieher als auch Eltern müssen gut über den Ablauf informiert werden.

Die Erzieher und das Kitapersonal sind dein Draht zu den Eltern. Stelle also sicher, dass sie alles Wichtige rund um den Fototag gut verstanden haben und kläre alle offenen Fragen.

Falls du in deiner Kindergartenfotografie mit QR-Tagging arbeitest, ist es gut, wenn auch die Erzieher das Prinzip verstanden haben und überzeugt davon sind. Denn nur so können sie später auch alle Fragen der Eltern zum Fototag gut beantworten.

Folgende Punkte solltest du der Kita und den Eltern unbedingt vor dem Fototag mitteilen:

• Wann der Fototag stattfindet
• Ablauf des Fototags
• Wo Unterschriften zu leisten sind, zwecks DSGVO
• Welche Kleidung das Kind am besten (nicht) tragen sollte

Wichtig ist natürlich, dass der Termin für den Fototag hieb- und stichfest ausgemacht ist, bevor es ans Erstellen der Informationsmaterialien geht. Lieber einmal zu viel bei der Kita nachfragen, als im Nachhinein alles noch einmal neu ausdrucken zu müssen.

Lieber eine Erinnerung zu viel

Verteile Infozettel und hänge Plakate auf, um möglichst viele Eltern zu erreichen. Gute Vorlagen und mögliche Designs für deine Kindergartenfotografie findest du in unserem kostenlosen Downloadpaket „Kommunikation mit Kitas und Eltern“.

Es empfiehlt sich, die Plakate zum Beispiel am schwarzen Brett oder an der Eingangstür des Kindergartens aufzuhängen. Meistens gibt es in einer Kita nur eine Eingangstür. Das heißt, es kommen alle Eltern an deinem Aushang vorbei.

Auch die Menge macht’s: Ein einziger Aushang eine Woche vor dem Fototag wird nicht ausreichen. Eltern sollten mehrmals und auf verschiedenen Wegen erinnert werden. Frag ruhig mal im Sekretariat der Kita an. Vielleicht kann der Fototag in der nächsten E-Mail oder dem nächsten Brief an die Eltern erwähnt werden. Viele Kitas benutzen mittlerweile auch einen WhatsApp-Verteiler zur Kommunikation oder können gegebenenfalls Kontakt zu einer Eltern-WhatApp-Gruppe herstellen.

Nutze den direkten Kontakt zu deinem Vorteil

Ein Vorteil der Kindergartenfotografie ist, dass du einen relativ direkten Draht zu den Eltern hast. Dadurch, dass sie ihre Kinder jeden Tag zur Kita bringen und wieder abholen, gestaltet sich die Kommunikation recht einfach. Ein Informationsflyer oder Elternbrief über den Ablauf des Fototags kann von den Erziehern übergeben oder ins Fach gelegt werden. Falls du zur richtigen Zeit anwesend bist, kannst du die Eltern auch direkt ansprechen.

Die Sache mit dem Datenschutz …

Seit Mai 2018 ist die neue  DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) gültig. Im Datenschutz hat sich dadurch einiges geändert. Die wichtigsten 10 Anforderungen findest du hier zusammengefasst. Unter anderem ist es in der Kindergartenfotografie besonders wichtig geworden, vor dem Fototag die Erlaubnis der Eltern einzuholen. Nur dann darfst du ihr Kind auch wirklich fotografieren. Dieser rechtliche Schritt kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen.

Du kannst die Eltern zum Beispiel im Vorhinein auf einer Liste unterschreiben lassen, die ihnen von den Erziehern ausgehändigt wird. Diese Analogvariante ist wohl leider auch die lückenhafteste. Es passiert schnell, dass Eltern vergessen werden. Außerdem wollen manche Eltern nicht, dass andere ihre E-Mailadresse sehen. Und die ist für gewöhnlich Bestandteil einer solchen Liste.

Das Ganze geht online dann schon sehr viel leichter: Vor dem Fototag sendet die Kita den Eltern per E-Mail einen Link zu. Über diesen melden die Eltern ihr Kind dann zum Fototag an und geben auch gleichzeitig ihr Einverständnis zur Fotoaufnahme. Zwei Fliegen mit einer Klappe!

Mehr über die Onlineanmeldung zum Fototag von fotograf.de erfährst du hier.

Manche Kindergärten sind bereits dazu berechtigt, Fotos von den Kindern zu machen. Die Grundlage hierfür ist der Vertrag zwischen Kita und Eltern. Du als Fotograf musst dann einen sogenannten Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV-Vertrag) mit dem Kindergarten abschließen und kannst loslegen. Das erspart natürlich viel Arbeit.

Auf der Webseite von Datenschutz-Guru erfährst du alles Wichtige zum ADV-Vertrag. Dort gibt es auch ein kostenloses Vertragsmuster zum Herunterladen.

Sollten manche Eltern trotz Erinnerung vergessen haben, ihr Einverständnis vor dem Fototag abzugeben, kann man das auch noch kurzfristig vor Ort nachholen. Nimm hierfür einfach QR-Karten mit einem Einwilligungstext mit zum Fototag und lass die Eltern last minute unterschreiben.

Die wichtigsten Informationen rund um die DSGVO in der Schul- und Kindergartenfotografie findest du in unseren 11 häufigen Fragen zum Thema Datenschutz für Fotografen.

Organisation vor Ort

Informationen und Erinnerungen sind verteilt und die Rechte zum Fotografieren erteilt? Dann steht dem großen (Vormit-)Tag nichts mehr im Weg!

Wann kommen die ersten Kinder in den Kindergarten? Wie groß ist der Raum, in dem fotografiert wird? Wann sollen die Fotos von den Erziehern gemacht werden? All das sind Fragen, die du unbedingt vorab mit dem Kitapersonal geklärt haben solltest.

Sprich am Anfang des Fototags ruhig noch ein letztes Mal mit dem Personal den Ablauf durch. Dein Organisationstalent wird sicher in Erinnerung bleiben und dir für spätere Buchungen zugute kommen.

Kommunikation nach dem Fototag

Mit dem letzten Foto im Kasten liegt der wichtigste Teil der Kommunikation mit Eltern und Kita noch vor dir.

Vergissmeinnicht!

Wenn der Fototag erst einmal vorbei ist, sind die Eltern mit ihrem Kopf nach ein paar Tagen schnell wieder ganz woanders.

Falls du online verkaufst, müssen die Eltern unbedingt eine Nachricht darüber erhalten, dass die Fotos bereitstehen. Wenn das bei deinem Onlineshopanbieter nicht automatisiert passiert, verschicke noch mal E-Mails. Zusätzlich kannst du Zettel verteilen und Plakate aufhängen, um die Eltern zu erinnern. Sonst geraten selbst die schönsten Fotos manchmal in Vergessenheit.

Nach dem Fototag ist vor dem Fototag

Natürlich möchte man nicht nur einen Fototag machen und sich dann auf Nimmerwiedersehen verabschieden. Um im darauffolgenden Jahr wieder gebucht zu werden, empfehlen wir dir die Kommunikation dauerhaft aufrechtzuerhalten.

Durch das QR-Karten-System und eventuelle Kontaktlisten hast du E-Mailadressen sammeln können. Nutze sie! Für Sonderangebote oder falls du ein Familienshooting am Nachmittag anbietest zum Beispiel. Gerade vor Weihnachten solltest du die Eltern unbedingt an ihre Fotos erinnern und deinen Umsatz mit denselben Bildern noch einmal steigern. Alles Nötige erfährst du in unserem Blogartikel über Weihnachtsnewsletter.

Oder du machst eine Zufriedenheitsumfrage, um ein bisschen Feedback zu Vorbereitung und Ergebnis des Fototags zu bekommen. Onlinetools wie Questionstar (auch als Gratisversion verfügbar) bieten sich hier an.

Aber sei vorsichtig – der Grat zwischen interessanten E-Mails und Spam ist schmal. Rechtlich gesehen darfst du die Kunden nur dann kontaktieren, wenn ein Bezug zur erbrachten Dienstleistung besteht. Also in diesem Fall nur mit Angeboten zu deinem Fotobusiness. Kunden, die keine Bestellung getätigt haben, dürfen nicht kontaktiert werden.

Mehr Informationen dazu gibt es in diesem Artikel über die Auswirkungen der DSGVO auf das E-Mail-Marketing.

Ein letzter Rat: Sei auf alles gefasst!

Kommunikation funktioniert immer in beide Richtungen. Genauso, wie du die Kontaktdaten der Eltern bekommst, haben diese natürlich auch Zugriff auf deine. Das heißt, ab und zu kann es passieren, dass sich ein Elternteil bei dir meldet. Neben organisatorischen Fragen über den Ablauf des Fototags haben sie vielleicht auch Einwände oder äußern Sorgen.

„Wie komme ich jetzt an die Fotos meines Kindes?“ „Das ist mir alles zu teuer!“ „Werden die Aufnahmen drinnen oder draußen gemacht?“ Oder auch: „Warum werden die Aufnahmen ausgerechnet draußen/drinnen gemacht?“ „Landen die Bilder meines Kindes dann etwa für jeden sichtbar im Internet?“ …

Für dich als Fotografen heißt das, dass du dich mit allen Aspekten deiner Kindergartenfotografie wie im Schlaf auskennen solltest. Wenn du einen Onlineshop hast, kenne auch den genau aus der Kundenperspektive. So bist du für alle Fragen gewappnet. In unserem Blogartikel über Businessplanung zur Hauptsaison kannst du mehr dazu nachlesen.

Durch gute Zusammenarbeit und ständige Kommunikation mit Kitas und Eltern wird dein nächster Fototag mit Sicherheit ein Erfolg. Und mit dem richtigen Zeitmanagement verläuft alles entspannter. Falls du nun noch Hilfe brauchst, um etwa deine Preise richtig festzulegen, lies gleich bei „Preisgestaltung leicht gemacht“ weiter.

Hast du noch mehr Tipps zur Kommunikation mit Kitas und Eltern? Dann teile sie mit uns und der Community! Hinterlasse einfach einen Kommentar zum Facebook-Post über diesen Blogartikel.